Hur man sätter upp en resultatbudget

Ska du skapa en budget för ditt företag, men har ingen aning om var du ska börja? Kanske har du svårt att förstå vilka siffror som ska ingå och hur du kan använda och läsa budgeten. I den här artikeln tar vi upp budgetering för småföretag, från början till slut.

Varför är det viktigt att lägga upp en budget?

Ditt företag får flera fördelar av att ha en budget:

1. Du får en överblick över företagets lönsamhet och förmågan att förutse negativa svängningar. Då är det lättare att göra nödvändiga planer för att undvika negativ utveckling.
2. Du kan göra strategiska planer kring försäljning, inköp och produktion utifrån budget. På så sätt blir verksamheten mer ändamålsenlig.
3. Du kan göra en konsekvensanalys av möjliga investeringar. Tänk till exempel ut om en planerad investering är fördelaktig för ditt företag. Du får en tydlig överblick över finansiering och faktiska förutsättningar i ditt företag.

Det är ofta lättare att skapa en budget när man har drivit verksamheten ett tag. Du har då siffror från tidigare perioder som utgångspunkt för att uppskatta förväntade intäkter och kostnader.

Om du inte har räkenskaper och budget från tidigare år måste du basera budgeten på något som kan ge en realistisk indikation på intäkter och utgifter. Skapa en affärsplan och använd den som utgångspunkt för din budget.

Om du är osäker på hur du ska utforma budgeten kan du be en revisor om hjälp, eller använda den här budgetguiden som utgångspunkt. Kom ihåg att budgetar inte behöver vara stora och komplexa. Skapa istället en budget som passar din verksamhet och som du tycker är enkel att använda.

Vilken typ av budget passar mitt företag?

Det finns flera typer av budgetar, och de två viktigaste budgetarna för de flesta företag är resultatbudgeten, även känd som driftsbudgeten, och likviditetsbudgeten.

Resultatbudget

En prestationsbudget säger något om vilka intäkter och utgifter du kan förvänta dig under den kommande perioden, vanligtvis ett år. Budgeten ska ge en indikation på om ditt företag kommer att gå med vinst eller förlust under den kommande perioden. På så sätt blir prestationsbudgeten ett mått på det förväntade värdeskapandet för företaget.
Ladda ner en gratis resultatbudgetmall.        

Likviditetsbudget
En likviditetsbudget är enkelt förklarat en översikt över ditt företags kassaflöde för en kommande period – det vill säga in- och utflöden. En likviditetsbudget ger dig hela tiden en överblick över ditt företags betalningsförmåga och om företaget har överskott och kapacitet att köpa till exempel ny utrustning eller om du hellre ska spara pengar.

En likviditetsbudget är viktig att ha eftersom den avslöjar perioder då företagets intäkter är lägre än dess utgifter.

Medan resultatbudgeten tittar på vilka resultat företaget kan förvänta sig att uppnå, tittar likviditetsbudgeten på kassaflödet i företaget och om det har råd att betala de löpande utgifterna. För att få bästa möjliga kontroll över företagets ekonomi bör du lägga upp både en resultatbudget och en likviditetsbudget.

Det är en bra idé att börja med resultatbudgeten, eftersom den hjälper dig att arbeta med likviditetsbudgeten. Då har du många detaljer redo för likviditetsbudgeten.

Så här sätter du upp en likviditetsbudget. 

Så här sätter du upp en resultatbudget för ditt företag

Det viktigaste när du sätter upp en resultatbudget är att den ger svar på vad som är väsentligt för ditt företag. I en enskild firma är en stor och heltäckande budget inte nödvändig.

Skapa en realistisk budget

Budgeten ska hjälpa dig att driva företaget på bästa möjliga sätt. Undvik att skapa en budget som bygger på önsketänkande och basera den istället på realistiska siffror.

Det är särskilt lätt att hamna i denna fallgrop när du har ett nystartat företag som inte har några tidigare konton att hantera. Kom ihåg att ta med alla aspekter av verksamheten. Viktiga vinstmoment som ränta och avskrivningar är moment som många glömmer.

En resultatbudget innehåller vanligtvis dessa poster:

Rörelseresultat

Här beräknar du summan av rörelseintäkterna för perioden, till exempel ett år eller en månad. Tänk på att ta hänsyn till prisutvecklingen, både generellt på marknaden och på dina egna produkter och tjänster. För att göra det enklare för dig att uppskatta driftsintäkter bör du sätta upp en försäljningsbudget. En försäljningsbudget anger helt enkelt hur mycket du förväntar dig att sälja under en given period, ofta ett år som är uppdelat i månader. På så sätt kan du se svängningarna i din försäljning och inkomst och du kan lättare göra smarta val med ditt företag. Du kanske till exempel vill vänta med investeringar i en månad när du tänker dig att ha en lägre inkomst.

Rörliga kostnader och fasta kostnader

Skillnaden mellan rörliga och fasta kostnader är att rörliga kostnader varierar beroende på försäljning, produktion eller omsättning, medan fasta kostnader är mer konstanta och inte varierar i samma utsträckning. Till exempel är hyran i lokalen eller lönen för de anställda en form av fasta kostnader. Hyran i lokalen ökar inte om du producerar mer bröd i ditt bageri. Rörliga kostnader för bageriet är till exempel förpackningar och produktionsmaterial. Bageriet måste köpa fler brödpåsar och mer mjöl om produktionen ökar och de säljer mer bröd.

Hur man beräknar rörliga kostnader

Innan du börjar med själva budgeteringen av rörliga kostnader bör du sätta upp en kostnadskalkyl som visar pris och kostnader för dina produkter eller tjänster. Du bör skapa en kalkyl för varje tjänstegrupp eller produktgrupp du erbjuder.

När man skapar en kostnadskalkyl är det viktigt att titta på försäljningspris, produktionstid, arbetskostnader, materialanvändning och andra kostnader. En kostnadskalkyl kan se ut så här:

Kostnadskalkyl för skor – företag X

Försäljningspris (krona per styck) 3 000 kr

Produktionstid (antal timmar) 10 timmar

Lönekostnader (per timme) 140 kr/h

Materialkostnader (krona per styck) 600 kr

Övriga kostnader (krona per styck) 150 kr

Försäljningspriset är utgångspunkten för kalkylen och härifrån drar du av alla utgifter. Försäljningsintäkterna på 3 000 SEK, minus de fasta kostnaderna, blir i detta fall 2 150 SEK. Efter försäljningen av denna produkt har företaget ett täckningsbidrag på 850 SEK. Det motsvarar en täckningsgrad på 28,33 procent, vilket innebär att för varje krona företaget säljer får det 28,33 öre för att täcka fasta utgifter och vinst.

Hur man beräknar fasta kostnader

Nästa steg är att hitta de fasta kostnaderna, så att man totalt sett får en medveten relation till företagets produktions- eller servicekostnader. De fasta kostnaderna varierar mycket beroende på vilken typ av verksamhet du har och kan till exempel vara:

• Hyra av lokal
• Lön till anställda
• Försäkringar
• Marknadsföringskostnader
• Kommunala skatter

Ladda ner mallen för gratis resultatbudgetmall.

Driftsresultat

När man budgeterat för både rörelseintäkter och kostnader kommer man fram till det budgeterade rörelseresultatet: Rörelseintäkter minus rörliga och fasta kostnader.

Rörelseresultat = Rörelseintäkter – rörliga och fasta kostnader

Finanskostnader

Nästa steg är att budgetera för företagets ränteintäkter och räntekostnader. När du tar räntekostnaderna minus ränteintäkterna får du nettofinansieringskostnader. Du drar av detta belopp från rörelseresultatet och du står kvar med det budgeterade resultatet för perioden.

Resultat = Rörelseresultat - nettofinansieringskostnader

Budgetsimulering: Hur man använder en budget

Med en väl utformad försäljningsbudget, vinstbudget och likviditetsbudget får du en bra överblick och inblick i ditt företags ekonomi. Samtidigt kommer du att kunna förutse var ditt företag kommer att befinna sig under och efter budgetperiodens slut. För att få ut så mycket som möjligt av budgeten bör du testa olika utfall och se vilka förändringar det medför för ditt företag – då har du goda förutsättningar för att klara ditt företag genom både goda och dåliga tider. Föreställ dig till exempel att:

• Företaget ökar eller minskar lagret med 10 %
• Företaget höjer priset på en produktgrupp med 1,5 %
• Företaget köper ny utrustning
• Kredittiden reduceras med 10 dagar 

Du kan enkelt utforska sådana scenarier ensam eller tillsammans med en revisor eller revisor. Att bestämma sig för sådana scenarier kan verka konstigt och onödigt att göra, men det är en trevlig övning för att se hur små förändringar kan göra stor skillnad.

Jämför budgeten med faktiska siffror

Det är viktigt att kontrollera budgeten mot faktiska siffror - det vill säga realiserade rörelseresultat och likviditetsresultat. Detta bör du göra regelbundet, till exempel varje månad. Anteckna de faktiska resultaten och infoga dem i en rapport tillsammans med budgetarna. Då får du snabbt och enkelt en överblick över hur företaget ligger till i förhållande till de mål du sätter upp.

Skriv ner tankar under året, så har du både budget, resultat och tankar från föregående budgetperiod när du ska skapa en ny budget för den nya kommande perioden. Genom att hela tiden kontrollera faktiska verksamhetsresultat mot budgeterade verksamhetsresultat får du en tidig indikation på eventuella avvikelser. Vissa avvikelser är naturliga och acceptabla, medan andra kräver att du gör kostnadsförändringar eller vidtar andra konkreta åtgärder för att vända negativ utveckling.